ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТ?
Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть достигнута и конкретных методов и шагов по ее достижению. Проект, как правило, включает:
- анализ сложившейся ситуации;
- выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы;
- постановка цели и конкретных, измеряемых и достижимых задач;
- характеристика планируемых результатов;
- рабочий план достижения планируемых результатов;
- описание необходимых для его осуществления ресурсов;
- способ оценки результатов.
Проект является средством управления деятельностью. Принципы построения деятельности, заложенные в проектировании, позволяют более эффективно использовать ресурсы; организовывать совместную деятельность персонала по проекту, эффективно оценивать собственную деятельность, опираясь на конкретные ожидаемые результаты, заложенные в проекте; и т.д.
Жизненный цикл проекта:
ВИДЫ ПРОЕКТОВ
| Признак | Виды проектов |
| Характер и сфера реализации | производственный — нацелен на выпуск новых видов продукции или услуг; может быть связан с реконструкцией, модернизацией, совершенствованием технологий |
| экономический — нацелен на развитие разных сфер экономики, в большинстве случаев предполагает экономические нововведения или мероприятия по поддержке реформ | |
| организационный — реформирование системы управления, проведение конференций, семинаров; создание новых организаций | |
| исследовательский — научно-исследовательская деятельность, разработка программ, методик, технологий, проведение и анализ исследований | |
| социальный — нововведение или новые подходы в разных общественных системах – социального обеспечения, экологии, охране здоровья, образования, защиты прав, демократического управления) | |
| Сложность проекта | простой (монопроект)— проект, который имеет небольшой объем деятельности, большинство видов деятельности реализовывается последовательно |
| мультипроект— проект, который имеет несколько направлений, деятельность по которым идет параллельно | |
| мегапроект— комплексные проекты развития территорий, регионов, секторов – несколько мультипроектов | |
| Срок реализации | краткосрочный(несколько месяцев – 1год) |
| среднесрочный(1 – 3 года) | |
| долгосрочный(больше 3-х лет) | |
| Объем финансирования | малый (1000 – 10 000 $) |
| средний (10 000 – 50 000 $) | |
| большой (более 50 000 $) |
4 ОСНОВНЫХ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРОЕКТА
Направленность на достижение целей
Проекты нацелены на получение определенных результатов — иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.
Координированное выполнение взаимосвязанных действий
Проекты включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно что проект — это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.
Ограниченная протяженность во времени
Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект. Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не должна противоречить концепции организации и быть вполне совместимой с ней. Проект часто становится основной формой деятельности организаций
Уникальность
Проекты — мероприятия в известной степени неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Основные источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной ситуации, если проект не является в полной мере уникальным. С другой стороны, если вы разрабатываете уникальный прибор или технологию, вы, безусловно, имеете дело с задачей весьма уникальной. Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности.
ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ И ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА, ОЦЕНКА ПОТРЕБНОСТЕЙ
Какую проблему Вы намерены решить в ходе выполнения проекта, и почему она так важна? Здесь должна быть представлена убедительно обоснованная картина стоящих перед Вами проблем и конкретных задач проекта, то есть, очерчены рамки Вашей деятельности.
Вы реализуете предложенный проект не потому, что Вам кажется, было бы хорошо это сделать, а потому, что Вам действительно это нужно.
Вопросы для рассмотрения:
· Относится ли проблема к целям Вашей организации?
· Обоснована ли заявленная проблема?
· Какова цель Вашего проекта?
· Как Ваш проект соотносится с долгосрочными задачами Вашей организации?
· В чем состоит уникальность Вашего проекта по сравнению с уже существующими работами по этой же теме? Предпринимались ли ранее в Вашей области или в смежных областях попытки осуществить подобный проект, насколько успешными они оказались?
· На какие социальные группы населения рассчитан Ваш проект
Какие еще организации будут привлечены к реализации проекта?
КРИТЕРИИ ДЛЯ ХОРОШЕЙ ПОСТАНОВКИ ПРОБЛЕМЫ
Формулировка
Хорошая формулировка проблемы осуществляется по следующей схеме:
· Сжато характеризует ситуацию, которая требует изменений.
· Определяет круг тех/того, кого/чего она касается.
· Дает количественную информацию.
· Рассматривает вопрос, который касается организационных потребностей/целей.
Причины
Рассмотрите следующее:
· Почему существует такая проблема?
· Сколько причин вызывает данную проблему?
· Связаны ли указанные проблемы друг с другом?
Последствия
Рассмотрите следующее:
· Каковы последствия проблемы?
· На какое количество людей они влияют?
Присутствуют ли явные политические, культурные и экономические последствия?
РУКОВОДСТВО ПО СОСТАВЛЕНИЮ БЮДЖЕТА
1. Бюджет будет частью ваших предложений к проекту.
2. Готовьте бюджет после того, как напишете предложения к проекту.
3. Вы должны знать требования к бюджету и возможности организации, финансирующей проект.
4. Бюджет должен содержать проверенную/реальную финансовую информацию. Соберите необходимую информацию о стоимости услуг, товаров.
5. Определите временные рамки бюджета.
6. Сделайте возможные поправки на инфляцию.
7. Разработайте простую, всеохватывающую форму бюджета, состоящую из разнообразных статей затрат на товары и услуги, цен и общей стоимости.
8. Дайте перечень других источников финансирования с учетом собственных затрат.
Попросите коллег просмотреть ваш бюджет.
ИНДИКАТОРЫ
Индикаторы (показатели)— это количественные и качественные критерии успеха, которые дают возможность измерить и оценить достижение поставленных в проекте задач. Существуют три вида показателей:
· Базовые показатели (индикаторы входа) — описывают, что входит в проект;
· Конечные показатели (индикаторы выхода) — описывают деятельность;
Влияющие показатели (индикаторы воздействия) —измеряют действительное изменение в состоянии здоровья и мнение других условий.
Индикаторы должны быть:
· Ясными и конкретными
· Целесообразными
Объективно выверяемыми
ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Координация/интеграция проекта
Обеспечение соответствующего планирования и реализации проекта, контроль над результатами выполнения заданий; интеграция результатов на разных этапах исполнения проектов.
Управление деятельностью
Включает распределение обязанностей, подробный план выполнения разных видов деятельности, определение продуктов деятельности, проверка выполнения поставленных задач, внесение необходимых изменений в ход реализации проекта.
Управление временем
Расчет времени на выполнение тех или иных заданий, сопоставление графика выполнения проекта. Очень сложная сфера управления для менеджера проекта, поскольку предстоит управлять временем всех исполнителей проекта.
Управление финансовыми ресурсами
Оценка стоимости ресурсов, оборудования, необходимых материалов, распределение денежных средств соответственно бюджету проекта.
Управление качеством
Одной из причин неуспешности проекта является тенденция жертвовать качеством ради выполнения графика работ. Задача менеджера проекта состоит в том, чтобы разработать критерии качества выполнения всех работ проекта.
Управление человеческими ресурсами
Проекты реализуются людьми с их соответствующими умениями и способностями. Но количество людей и их квалификация изменяется во время жизненного цикла проекта в соответствии с уровнем необходимых усилий. Много внимания нужно уделять подбору и координации людей, добиваясь точного понимания их функций и ответственности.
Управление коммуникацией
Управление коммуникацией — это планирование, подготовка и контроль над распространением информации, необходимой всем участникам и заинтересованным сторонам проекта на разных этапах его реализации.
Управление рисками
Определение и планирование предупреждения рисков в процессе реализации проекта. Это требует глубокого понимания природы проекта.
Управление контрактами
Чтобы успешно реализовать проект, необходимы услуги, предоставляемые
людьми и компаниями. Поэтому большую часть времени